5 Hàm Excel “Cứu Tinh” Cho Dân Kế Toán & Văn Phòng
Trong kỷ nguyên số hóa 2025, “làm việc chăm chỉ” thôi chưa đủ, chúng ta cần “làm việc thông minh”. Rất nhiều nhân viên kế toán, hành chính nhân sự vẫn đang lãng phí hàng giờ mỗi ngày chỉ để đếm lịch thủ công tính lương, hay loay hoay lọc dữ liệu mà số tổng vẫn bị sai lệch.
Việc thành thạo các hàm Excel nâng cao không chỉ giúp bạn rút ngắn thời gian làm báo cáo mà còn đảm bảo độ chính xác tuyệt đối cho số liệu. Dưới đây là 5 hàm Excel quyền lực nhưng ít người biết tận dụng triệt để, giúp bạn xử lý công việc nhanh gọn và chuyên nghiệp hơn.
Hàm NETWORKDAYS – Tính ngày công thực tế không sợ sai sót
Thay vì ngồi đếm từng ngày và trừ thủ công thứ 7, Chủ Nhật, hàm NETWORKDAYS là giải pháp hoàn hảo cho bộ phận C&B (Tiền lương & Phúc lợi).
- Cấu trúc: =NETWORKDAYS(Ngày_bắt_đầu, Ngày_kết_thúc, [Danh_sách_ngày_nghỉ_lễ])
- Tại sao nên dùng: Hàm này tự động loại bỏ ngày nghỉ cuối tuần. Đặc biệt, tham số tùy chọn thứ 3 giúp bạn trừ luôn các ngày nghỉ lễ (như 30/4, 1/5) để ra số công chuẩn xác nhất.
- Ví dụ thực tế: Tính công tháng 4/2025 (có ngày lễ 30/4 là thứ Tư).
- Công thức: =NETWORKDAYS(“01/04/2025”, “30/04/2025”, “30/04/2025”)
- Kết quả: Excel trả về chính xác số ngày làm việc sau khi đã trừ hết ngày nghỉ.
Hàm SUBTOTAL – “Khắc tinh” của sai sót khi lọc dữ liệu
Đây là lỗi kinh điển mà 80% người mới làm Excel gặp phải: Dùng hàm SUM để cộng tổng, nhưng khi Filter (lọc) dữ liệu, kết quả không thay đổi. SUBTOTAL sinh ra để giải quyết vấn đề này.
- Cấu trúc: =SUBTOTAL(9, Vùng_dữ_liệu) (Số 9 là mã lệnh tính tổng).
- Tại sao nên dùng: SUBTOTAL hoạt động như một “tắc kè hoa”. Khi bạn lọc dữ liệu hiển thị cái gì, nó chỉ cộng đúng những dòng đó, bỏ qua các dòng bị ẩn.
- Ví dụ thực tế: Sếp yêu cầu báo cáo chi phí riêng phòng Marketing.
- Công thức: =SUBTOTAL(9, C2:C100)
- Kết quả: Khi bạn Filter chọn “Marketing”, số tổng tự động cập nhật chính xác theo phòng Marketing.
Hàm TEXTJOIN – Nối chuỗi văn bản siêu tốc
Quên ngay việc dùng dấu & hay hàm CONCATENATE cũ kỹ đi. TEXTJOIN là bước tiến lớn giúp báo cáo của bạn trông chuyên nghiệp hơn hẳn.
- Cấu trúc: =TEXTJOIN(“Dấu_ngăn_cách”, TRUE, Vùng_dữ_liệu)
- Tại sao nên dùng: Hàm này giải quyết hai nỗi đau lớn: Tự động điền dấu phân cách (phẩy, gạch ngang) và tự động bỏ qua các ô trống (tránh lỗi dấu phẩy thừa).
- Ví dụ thực tế: Gộp mã sản phẩm vào một ô để in phiếu.
- Công thức: =TEXTJOIN(“, “, TRUE, A2:A5)
- Kết quả: “Áo thun, Quần jeans, Mũ lưỡi trai” (Gọn gàng, không lỗi ký tự).
Hàm EOMONTH – Quản lý hạn thanh toán và hợp đồng
Trong quản lý công nợ và hợp đồng lao động, việc xác định ngày cuối tháng là cực kỳ quan trọng. EOMONTH (End of Month) sẽ giúp bạn làm điều đó mà không cần nhớ tháng nào có 30 hay 31 ngày.
- Cấu trúc: =EOMONTH(Ngày_mốc, Số_tháng_cộng_thêm)
- Tại sao nên dùng: Xác định chính xác ngày đáo hạn công nợ hoặc ngày hết hạn hợp đồng tự động, kể cả năm nhuận.
- Ví dụ thực tế: Hợp đồng ký 15/01/2025, hạn thanh toán là cuối tháng sau.
- Công thức: =EOMONTH(“15/01/2025”, 1)
- Kết quả: 28/02/2025 (Tự động tính đúng ngày cuối tháng 2).
Hàm ABS – Phân tích chênh lệch số liệu
Hàm ABS (Absolute Value) lấy giá trị tuyệt đối, tuy đơn giản nhưng lại là trợ thủ đắc lực trong các báo cáo đối chiếu (Reconciliation).
- Cấu trúc: =ABS(Số_cần_chuyển)
- Tại sao nên dùng: Khi phân tích sai số kiểm kê hoặc chênh lệch ngân sách, chúng ta quan tâm đến “độ lớn” của sai lệch hơn là dấu âm/dương.
- Ví dụ thực tế: Quỹ tiền mặt thiếu 500.000đ so với sổ sách (ghi nhận -500.000).
- Công thức: =ABS(-500000)
- Kết quả: 500.000. Số liệu hiển thị trực quan để đưa vào báo cáo chênh lệch.
Lời kết
Excel không khó, cái khó là chúng ta thường giữ thói quen cũ và ngại thay đổi. Việc áp dụng thành thạo 5 hàm trên: NETWORKDAYS, SUBTOTAL, TEXTJOIN, EOMONTH và ABS sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian xử lý số liệu và nâng cao uy tín trong công việc.
Hãy mở Excel lên và thử nghiệm ngay vào báo cáo tháng này nhé. Kế Toán Hà Nội chúc bạn áp dụng thành công và sớm trở thành “bậc thầy” Excel nơi công sở!
