THÂN THIỆN - THỰC TẾ - THÀNH THẠO - UY TÍN - TẬN TÂM

Hạch Toán Tiền Lương Và Các Khoản Trích Theo Lương

Kế toán tiền lương là bộ phận chịu trách nhiệm tính toán, ghi nhận và phản ánh các khoản chi trả cho người lao động, đồng thời kiểm soát để chi phí nhân sự của doanh nghiệp được sử dụng hợp lý. Vậy quá trình xử lý tiền lương và các khoản trích theo lương được thực hiện ra sao? Hãy cùng tìm hiểu qua nội dung dưới đây của Kế Toán Hà Nội.

Hach Toan Tien Luong Va Cach Khoan Trich Theo Luong

Tiền lương là gì?

Tiền lương được hiểu là giá trị sức lao động được biểu hiện bằng tiền. Mà doanh nghiệp thanh toán cho người lao động; sau khi họ hoàn thành công việc theo hợp đồng đã ký kết. Đối với doanh nghiệp, tiền lương đóng vai trò là chi phí đầu vào quan trọng cấu thành nên giá thành sản phẩm, dịch vụ. Còn với người lao động, đây chính là khoản thù lao. Hay sự bù đắp cho sức lực và thời gian họ bỏ ra trong quá trình làm việc.

Về cơ bản, tiền lương gồm hai dạng sau:

Tiền lương danh nghĩa: Là số tiền doanh nghiệp trả cho nhân viên phù hợp với khối lượng và chất lượng công việc mà họ đóng góp.
Tiền lương thực tế: Là giá trị hàng hóa, dịch vụ mà người lao động có thể mua được từ khoản lương danh nghĩa sau khi đã khấu trừ thuế. Hay bảo hiểm và các nghĩa vụ khác theo quy định. Chỉ tiền lương thực tế mới phản ánh chính xác mức sống hiện tại của người lao động.

Mối quan hệ giữa tiền lương danh nghĩa và tiền lương thực tế được thể hiện qua công thức:

ILTT = ILTD / IG

Trong đó:

ILTT: Chỉ số tiền lương thực tế
ILTD: Chỉ số tiền lương danh nghĩa
IG: Chỉ số giá

Theo công thức này, chỉ số tiền lương thực tế sẽ tăng theo chỉ số tiền lương danh nghĩa nhưng giảm khi chỉ số giá tăng, phản ánh mối quan hệ tỷ lệ thuận – tỷ lệ nghịch giữa các yếu tố trên.

Cách ghi nhận và xử lý chi phí lãi vay trong doanh nghiệp

Ghi nhận chi phí lãi vay hợp lý theo quy định

Chi phí lãi vay hợp lý là khoản lãi phát sinh trong kỳ tính thuế được doanh nghiệp hạch toán vào chi phí khi đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp luật. Cụ thể:

Khoản vay phải được sử dụng phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Mức lãi suất không vượt quá 150% lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh khoản vay.
Doanh nghiệp đã góp đủ vốn điều lệ hoặc thực hiện góp vốn theo tiến độ ghi trong điều lệ, kể cả trong trường hợp đã đi vào hoạt động sản xuất – kinh doanh.

Cách ghi nhận và hạch toán chi phí tiền lương

Căn cứ để kế toán tính lương cho nhân viên

Vào cuối mỗi kỳ (thường là cuối tháng), kế toán tiền lương cần tổng hợp số liệu để tính lương dựa trên các hồ sơ, chứng từ sau:

Bảng chấm công của từng phòng ban, bộ phận.
Hợp đồng lao động đã ký kết với từng nhân viên.
Quy chế chi trả về lương, thưởng và các khoản phụ cấp của doanh nghiệp.

Ghi nhận chi phí tiền lương, tiền thưởng

Trước khi thực hiện hạch toán, kế toán phải xác định chính xác khoản tiền lương, phụ cấp, thưởng thuộc về bộ phận nào và áp dụng đúng hướng dẫn của thông tư để ghi nhận chuẩn vào các khoản mục chi phí.

✅ Tính lương và phụ cấp phải trả cho nhân viên

Định khoản:

Nợ TK 241, 622, 623, 627, 641, 642: Tổng tiền lương và phụ cấp
Có TK 334: Tổng tiền lương và phụ cấp

✅ Tiền thưởng cho nhân viên

Khi xác định khoản thưởng được trích từ quỹ khen thưởng:

Nợ TK 3531: Tiền thưởng phải trả nhân viên
Có TK 334: Tiền thưởng phải trả nhân viên

Khi thực tế chi trả tiền thưởng:

Nợ TK 334: Tiền thưởng chi trả cho nhân viên
Có TK 111, 112: Tiền thưởng chi trả cho nhân viên

✅ Lương nghỉ phép thực tế phải trả

Hàng tháng, căn cứ kế hoạch nghỉ phép để trích trước tiền lương nghỉ phép:

Nợ TK 622, 623, 627, 641, 642: Số tiền lương nghỉ phép trích trước
Có TK 335: Số tiền lương nghỉ phép trích trước

Khi phát sinh lương nghỉ phép thực tế phải trả:

Nợ TK 335: Tiền lương nghỉ phép thực tế phát sinh
Có TK 334: Tiền lương nghỉ phép thực tế phát sinh.

Cách hạch toán các khoản trích theo lương bảo hiểm

Tỷ lệ trích các khoản theo lương

Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH và Công văn 2159/BHXH-BT của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, áp dụng từ ngày 1/6/2017, tỷ lệ trích các khoản theo lương cụ thể như sau:

Khoản trích theo lương	Trích vào chi phí doanh nghiệp	Trích vào lương người lao động	Tổng cộng
Bảo hiểm xã hội (BHXH)	17,5%	8%	25,5%
Bảo hiểm y tế (BHYT)	3%	1,5%	4,5%
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)	1%	1%	2%
Tổng	21,5%	10,5%	32%
Kinh phí công đoàn (KPCĐ)	2%	—	2%

Như vậy, mỗi tháng doanh nghiệp phải đóng 32% tổng quỹ lương cho cơ quan BHXH. Bao gồm BHXH, BHYT, BHTN và các khoản khác theo quy định. Trong trường hợp có công đoàn, doanh nghiệp sẽ trích thêm 2% quỹ lương để nộp cho Liên đoàn Lao động cấp Quận/Huyện.

Tính vào chi phí doanh nghiệp

Tổng số tiền bảo hiểm mà doanh nghiệp phải nộp được tính bằng 21,5% x tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm. Hạch toán như sau:

Nợ TK 241, 622, 623, 627, 641, 642: Tổng tiền bảo hiểm + kinh phí công đoàn doanh nghiệp phải nộp.
Có TK 3383 (BHXH): 17,5% x tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm.
Có TK 3384 (BHYT): 3% x tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm.
Có TK 3386 (BHTN): 1% x tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm.
Có TK 3382 (KPCĐ): 2% x tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm (nếu có).

Trừ vào lương nhân viên

Phần bảo hiểm của nhân viên được trích từ lương, tổng cộng 10,5% x tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm. Cách hạch toán:

Nợ TK 334: Tổng tiền bảo hiểm nhân viên phải nộp.
Có TK 3383 (BHXH): 8% x tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm.
Có TK 3384 (BHYT): 1,5% x tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm.
Có TK 3386 (BHTN): 1% x tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm.

Cách hạch toán các khoản giảm trừ vào lương khác

Tạm ứng lương cho nhân viên

Trong kỳ, nếu nhân viên có phát sinh tạm ứng lương, kế toán cần xác định số tiền thực tế đã tạm ứng để trừ vào lương phải trả, đồng thời hạch toán như sau:

Nợ TK 334: Số tiền tạm ứng thực tế phát sinh.
Có TK 111, 112: Số tiền tạm ứng thực tế đã cấp cho nhân viên.

Thuế thu nhập cá nhân phải nộp

Nếu nhân viên phát sinh thuế thu nhập cá nhân (TNCN), kế toán phải xác định số thuế cần khấu trừ và trừ vào lương:

Nợ TK 334: Số thuế TNCN khấu trừ từ lương nhân viên.
Có TK 3335: Số thuế TNCN phải nộp cho cơ quan thuế.

Khi nộp thuế thay nhân viên

Nợ TK 3335: Số thuế TNCN thực tế phải nộp.
Có TK 111, 112: Tiền nộp thuế TNCN cho cơ quan thuế.

Cách hạch toán chi trả lương cho nhân viên

Khi chi trả lương, kế toán căn cứ vào Bảng thanh toán lương, phiếu chi hoặc chứng từ chuyển khoản ngân hàng để hạch toán.
Tiền lương thực trả = Tổng lương + phụ cấp + tiền thưởng – Tiền bảo hiểm – Các khoản giảm trừ khác (tạm ứng, thuế TNCN)

Hạch toán chi trả

Nợ TK 334: Số tiền lương thực trả cho nhân viên.
Có TK 111, 112: Số tiền thực tế chi trả.

Trường hợp chi trả bằng hàng hóa, sản phẩm:

Nếu doanh nghiệp trả lương cho nhân viên bằng sản phẩm, kế toán phải xuất hóa đơn ghi nhận doanh thu bán hàng nội bộ và hạch toán:

Nợ TK 334: Số tiền lương phải trả nhân viên.
Có TK 5118: Doanh thu khác (giá bán hàng hóa).
Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp.

Lời kết

Bài viết là những kiến thức chuẩn về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Hy vọng nội dung giúp bạn mở mang thêm về nghiệp vụ kế toán. Nếu muốn học một khóa thực chiến đừng ngại liên hệ Kế Toán Hà Nội.