5 bước giúp kế toán mới sắp xếp hồ sơ gọn gàng, dễ tra cứu
Dù bạn là kế toán viên mới hay đã có kinh nghiệm, việc quản lý hàng ngàn chứng từ, hóa đơn luôn là một thử thách lớn. Đặc biệt là khi phải đối diện với kỳ quyết toán hoặc đợt thanh tra thuế. Hồ sơ lộn xộn không chỉ làm mất thời gian mà còn tiềm ẩn rủi ro bị loại trừ chi phí, gây thiệt hại không nhỏ cho doanh nghiệp. Đừng lo lắng! Bài viết này sẽ giới thiệu chi tiết 5 bước thực hành khoa học (từ kiểm tra tính hợp pháp đến lưu trữ). Giúp bạn biến những chồng giấy tờ phức tạp thành hệ thống hồ sơ gọn gàng, logic. Từ đó dễ dàng tra cứu chỉ trong tích tắc.
Bước 1: Kiểm tra tính Hợp Pháp
Đây là bước kiểm tra xem chứng từ có được phát hành theo đúng quy định pháp luật hiện hành hay không.
Yếu tố cần kiểm tra:
- Hóa đơn điện tử: Phải có mã xác thực của Cơ quan Thuế, thông tin phải đúng. Hóa đơn chưa bị hủy/điều chỉnh sai quy định.
- Chứng từ thanh toán: Phiếu chi, phiếu thu phải có đầy đủ chữ ký của người lập, kế toán trưởng, giám đốc. Ngày tháng và nội dung phải khớp với nghiệp vụ.
- Thanh toán không dùng tiền mặt: Với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từ 20 triệu đồng trở lên, bắt buộc phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng (ủy nhiệm chi, séc…).
Ví dụ minh họa: Công ty bạn nhận được một hóa đơn điện tử VAT nhưng không tra cứu thấy mã cơ quan thuế. Hoặc, công ty mua một lô hàng 25 triệu VND nhưng thanh toán bằng tiền mặt. Trong cả hai trường hợp này, chứng từ đều không hợp pháp. Chi phí 25 triệu VND sẽ bị loại. Đặc biệt khi quyết toán thuế TNDN và không được khấu trừ thuế GTGT.
Bước 2: Kiểm tra tính Hợp Lý
Đây là bước kiểm tra xem chi phí có phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD) của doanh nghiệp hay không. Đồng thời có cần thiết không.
Yếu tố cần kiểm tra:
- Mục đích chi tiêu: Phải rõ ràng, phục vụ trực tiếp cho hoạt động tạo ra doanh thu, không được mang tính cá nhân.
- Đối chiếu nội bộ: Phải có các tài liệu nội bộ chứng minh cho nghiệp vụ. Đơn cử như Hợp đồng mua bán, Biên bản giao nhận hàng hóa, Phiếu nhập kho, Đề xuất mua hàng…
Ví dụ minh họa: Công ty phần mềm chi tiền tổ chức một bữa tiệc liên hoan cuối năm cho nhân viên. Chi phí này được xem là Hợp Lý. Bởi vì nó giúp tăng cường tinh thần nhân viên, gắn liền với hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, nếu công ty thanh toán 100 triệu VND cho dịch vụ quảng cáo. Mà lại không có Hợp đồng Dịch vụ và Biên bản nghiệm thu đi kèm; Cơ quan Thuế sẽ cho rằng không có giao dịch thực tế, và chi phí này sẽ bị loại.
Bước 3: Kiểm tra tính Hợp Lệ
Đây là bước kiểm tra hình thức của chứng từ có đầy đủ các yếu tố bắt buộc theo quy định kế toán và thuế hay không.
Yếu tố cần kiểm tra:
- Yếu tố bắt buộc: Đảm bảo đầy đủ: Tên, mã số thuế, địa chỉ của người bán và người mua, ngày tháng, nội dung, đơn giá, tổng tiền và chữ ký.
- Định dạng HĐĐT: Phải kiểm tra file XML gốc, không chỉ bản PDF.
- Cấm sử dụng: Không được dùng bản chụp, ảnh, hoặc bản scan không có giá trị pháp lý để kê khai thuế.
Ví dụ minh họa: Hóa đơn xuất cho công ty bạn bị thiếu Mã số thuế hoặc Địa chỉ của bên mua. Dù giao dịch có thật (Hợp Lý) và hóa đơn có mã thuế (Hợp Pháp). Nhưng thiếu yếu tố hình thức bắt buộc này khiến hóa đơn bị coi là không hợp lệ. Hoặc, nếu bạn chỉ lưu một bức ảnh chụp hóa đơn qua Zalo. Chắc chắn cũng không hợp lệ để kê khai thuế.
Bước 4: Phân loại & Lưu trữ Khoa học
Việc lưu trữ khoa học giúp việc truy xuất tài liệu nhanh chóng khi cần, đặc biệt là khi cơ quan thuế kiểm tra.
Yếu tố cần kiểm tra:
- Sắp xếp: Sắp xếp chứng từ theo thời gian (tháng/quý) và theo loại nghiệp vụ (mua hàng, bán hàng, ngân hàng, lương).
- Lưu trữ song song: Lưu bản cứng và bản điện tử (scan) đồng thời.
- Lập danh mục: Tạo danh sách (index) hoặc dán nhãn (label) bên ngoài các tập hồ sơ.
Ví dụ minh họa: Thay vì trộn lẫn, bạn nên có các tập hồ sơ riêng: “Hóa đơn đầu vào Quý 3/2025” và “Hồ sơ Lương & Bảo hiểm”. Bên ngoài bìa cứng, bạn dán nhãn ghi rõ. “Hồ sơ chi phí công tác: Từ 01/10/2025 đến 30/10/2025”. Điều này giúp bạn (và cơ quan thuế) tìm kiếm tài liệu chỉ trong 1 phút.
Bước 5: Đối chiếu & Kiểm tra trước khi Quyết toán
Đây là bước cuối cùng và quan trọng nhất để tránh sai sót trước khi nộp báo cáo chính thức.
Yếu tố cần kiểm tra:
- Đối chiếu chứng từ & sổ sách: Đảm bảo mọi giao dịch trên chứng từ phải được ghi nhận đầy đủ, đúng đắn trên Sổ kế toán.
- Kiểm tra giao dịch chưa khớp: Kiểm tra các khoản tạm ứng còn tồn đọng, các giao dịch có sai sót về Mã số thuế.
- Kiểm tra thuế GTGT: Đảm bảo thuế GTGT (VAT) đầu vào chỉ được khấu trừ nếu chi phí đó Hợp Pháp – Hợp Lý – Hợp Lệ.
Ví dụ minh họa: Kế toán ghi nhận trên sổ sách 500 triệu VND tiền mua hàng, nhưng khi kiểm tra lại hóa đơn gốc chỉ có tổng 450 triệu VND. Sự chênh lệch này phải được điều chỉnh. Hoặc, một hóa đơn đầu vào ghi sai Mã số thuế của công ty bạn. Bạn phải liên hệ người bán để hủy và xuất lại ngay lập tức trước kỳ quyết toán. Nếu không thuế GTGT đầu vào sẽ không được khấu trừ.
Lời kết
Tóm lại, việc kiểm tra chứng từ không chỉ dừng lại ở các bước Hợp Pháp – Hợp Lý – Hợp Lệ, mà còn cần được kết thúc bằng một quy trình lưu trữ khoa học và đối chiếu chặt chẽ. 5 bước giúp kế toán mới sắp xếp hồ sơ gọn gàng là kim chỉ nam giúp tân binh nắm vững nguyên tắc, tránh sai sót cơ bản và tối ưu hóa thời gian tìm kiếm tài liệu. Bằng cách áp dụng triệt để quy trình này, bạn sẽ đảm bảo chi phí được chấp nhận tối đa. Từ đó giảm thiểu rủi ro thuế và tự tin hơn rất nhiều khi cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra.
