7 bước lập báo cáo tài chính

Lập báo cáo tài chính là một trong những công việc quan trọng nhất của kế toán doanh nghiệp, đặc biệt vào thời điểm cuối năm. Báo cáo không chỉ phản ánh toàn bộ tình hình tài chính, kết quả kinh doanh mà còn là căn cứ để cơ quan thuế, ngân hàng, đối tác đánh giá mức độ minh bạch và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Chỉ cần sai sót nhỏ trong quy trình lập báo cáo tài chính cũng có thể kéo theo rủi ro lớn về thuế và pháp lý.

Trong bài viết này, Kế Toán Hà Nội sẽ hướng dẫn chi tiết 7 bước lập báo cáo tài chính theo đúng trình tự nghiệp vụ, giúp kế toán dễ áp dụng, hạn chế sai sót và đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định hiện hành.

Báo cáo tài chính là gì? Gồm những gì?

Báo cáo tài chính là hệ thống báo cáo tổng hợp, phản ánh toàn bộ tình hình tài sản, nguồn vốn, kết quả hoạt động kinh doanh và dòng tiền của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán nhất định. Đây là sản phẩm cuối cùng của công tác kế toán, được lập trên cơ sở số liệu đã hạch toán, điều chỉnh và kiểm tra đầy đủ.

Theo quy định hiện hành, một bộ báo cáo tài chính đầy đủ của doanh nghiệp bao gồm bốn báo cáo cơ bản.

• Bảng cân đối kế toán phản ánh giá trị tài sản doanh nghiệp đang quản lý và nguồn hình thành các tài sản đó tại thời điểm cuối kỳ.
• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh thể hiện doanh thu, chi phí và lợi nhuận doanh nghiệp đạt được trong năm tài chính.
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cho thấy dòng tiền thực tế vào – ra từ hoạt động kinh doanh, đầu tư và tài chính, giúp đánh giá khả năng thanh toán của doanh nghiệp.
• Thuyết minh báo cáo tài chính có vai trò giải thích chi tiết các chỉ tiêu, chính sách kế toán áp dụng và các biến động quan trọng trong kỳ.

Quy trình lập báo cáo tài chính gồm những bước nào?

Để lập báo cáo tài chính đúng quy định và phản ánh trung thực tình hình doanh nghiệp, kế toán không thể làm theo cảm tính hay bỏ qua bất kỳ công đoạn nào. Trên thực tế, quy trình lập báo cáo tài chính cần được thực hiện theo một trình tự chặt chẽ, từ khâu chứng từ ban đầu cho đến khi hoàn thiện và nộp báo cáo.

Dưới đây là 7 bước lập báo cáo tài chính năm 2025 được Kế Toán Hà Nội tổng hợp từ thực tế triển khai tại doanh nghiệp.

Bước 1: Thu thập và sắp xếp chứng từ kế toán

Đây là bước khởi đầu nhưng mang tính quyết định đến độ chính xác của toàn bộ báo cáo tài chính. Kế toán cần rà soát và thu thập đầy đủ các chứng từ phát sinh trong kỳ như hóa đơn mua vào – bán ra, phiếu thu – chi, phiếu nhập xuất kho, bảng lương, hợp đồng kinh tế, chứng từ ngân hàng và các hồ sơ liên quan khác.

Sau khi thu thập, chứng từ cần được sắp xếp theo trình tự thời gian và phân loại theo từng nhóm nghiệp vụ. Việc sắp xếp khoa học giúp kế toán dễ kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, đồng thời thuận tiện cho việc đối chiếu và lưu trữ sau này.

Bước 2: Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Từ hệ thống chứng từ đã được chuẩn hóa, kế toán tiến hành ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế vào sổ kế toán. Nguyên tắc quan trọng ở bước này là phải hạch toán đúng bản chất giao dịch, không chỉ dựa vào hình thức chứng từ.

Các nghiệp vụ cần được ghi nhận đầy đủ, kịp thời và tuân thủ đúng hệ thống tài khoản kế toán đang áp dụng. Kế toán có thể thực hiện hạch toán trên Excel hoặc phần mềm kế toán. Với doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ phát sinh, việc sử dụng phần mềm giúp tăng độ chính xác, hạn chế nhầm lẫn và tiết kiệm thời gian xử lý số liệu.

Bước 3: Phân bổ chi phí trả trước và trích khấu hao tài sản cố định

Để đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí, kế toán cần thực hiện phân bổ các khoản chi phí trả trước như chi phí thuê, bảo hiểm, công cụ dụng cụ, chi phí sửa chữa lớn.

Song song với đó là việc tính và ghi nhận khấu hao tài sản cố định theo phương pháp phù hợp với từng loại tài sản. Việc trích khấu hao cần tuân thủ đúng quy định hiện hành và nhất quán trong suốt năm tài chính.

Trong thực tế, kế toán nên theo dõi song song trên phần mềm và bảng Excel để kiểm soát số liệu, đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều tài sản hoặc yêu cầu quản trị chi phí chi tiết theo từng bộ phận, dự án.

Bước 4: Thực hiện các bút toán điều chỉnh và ước tính cuối kỳ

Trước khi chốt sổ, kế toán cần rà soát và thực hiện các bút toán điều chỉnh nhằm phản ánh đúng giá trị thực của tài sản, công nợ, doanh thu và chi phí tại thời điểm cuối kỳ.

Các nội dung thường phát sinh ở bước này bao gồm đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối kỳ, trích lập các khoản dự phòng, trích trước chi phí của năm chưa có chứng từ, điều chỉnh doanh thu chưa thực hiện và phân loại lại các khoản mục ngắn hạn – dài hạn.

Đây là bước đòi hỏi kế toán phải nắm chắc nghiệp vụ và hiểu rõ tình hình thực tế của doanh nghiệp để tránh điều chỉnh sai hoặc bỏ sót.

Bước 5: Đối chiếu và kiểm tra số liệu kế toán

Sau khi hoàn tất hạch toán và điều chỉnh, kế toán cần thực hiện đối chiếu tổng thể để đảm bảo số liệu trên sổ sách là chính xác và nhất quán.

Việc đối chiếu bao gồm kiểm tra giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp, kiểm tra số dư tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, công nợ phải thu – phải trả, hàng tồn kho và các khoản liên quan khác. Đồng thời so sánh với sao kê ngân hàng, sổ quỹ, bảng lương và biên bản kiểm kê để phát hiện chênh lệch nếu có.

Bước 6: Thực hiện các bút toán kết chuyển cuối kỳ

Sau khi số liệu đã được rà soát đầy đủ, kế toán tiến hành kết chuyển doanh thu, chi phí để xác định kết quả kinh doanh trong năm.

Kế toán cần lưu ý thực hiện đúng trình tự kết chuyển, đặc biệt với doanh nghiệp phát sinh thuế thu nhập doanh nghiệp. Việc kết chuyển phải đảm bảo xác định chính xác lợi nhuận trước thuế, chi phí thuế và lợi nhuận sau thuế cuối cùng.

Nếu sử dụng phần mềm kế toán, các bút toán kết chuyển thường được thiết lập tự động, giúp quá trình thực hiện nhanh chóng và hạn chế sai sót.

Bước 7: Lập báo cáo tài chính và thuyết minh báo cáo tài chính

Khi toàn bộ số liệu đã được kiểm tra và kết chuyển đầy đủ, kế toán bắt đầu lập báo cáo tài chính theo đúng biểu mẫu quy định.

Các chỉ tiêu trên báo cáo cần được lấy trực tiếp từ số liệu kế toán đã chốt, đảm bảo tính logic giữa các báo cáo. Sau khi hoàn thành, kế toán thực hiện kê khai và nộp báo cáo tài chính trên phần mềm HTKK theo đúng niên độ tài chính của doanh nghiệp.

Việc kết xuất và lưu trữ file dữ liệu cần được thực hiện cẩn thận để phục vụ công tác kiểm tra, quyết toán thuế khi cần thiết.

Kết luận

Lập báo cáo tài chính không chỉ là công việc mang tính thủ tục mà còn phản ánh năng lực và sự chuyên nghiệp của người làm kế toán. Nắm vững 7 bước lập báo cáo tài chính 2025 sẽ giúp kế toán chủ động xử lý số liệu, hạn chế rủi ro thuế và tự tin khi làm việc với cơ quan quản lý.

Nếu bạn muốn được hướng dẫn bài bản, thực hành trực tiếp trên số liệu thực tế doanh nghiệp, Kế Toán Hà Nội luôn sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ từ hạch toán đến lập và nộp báo cáo tài chính đúng chuẩn.